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個人情報保護ポリシー

個人情報保護ポリシー

OKI企業年金基金における個人情報の取り扱いについて

2005年4月1日より「個人情報の保護に関する法律」(以下、「法」といいます。)が施行されました。
法では5,000人を超える「個人情報データベース等」を事業の用に供している者は「個人情報取扱事業者」とされ、当「企業年金基金」もこれに該当し、個人情報保護についての一定の義務が課されることとなります。

「個人情報取扱事業者」は個人情報の保護のために有する個人データについて

  • 利用目的の特定
  • 利用目的の通知、公表
  • 個人データの第三者提供の制限
  • 個人データの開示、訂正 等

の措置をとることが必要とされています。

皆様ご承知のとおり、OKI企業年金基金の取り扱う情報には、氏名・年齢にとどまらず、皆様の基礎年金番号をはじめ、年金加入記録や年金支給額といった第三者に知られることが、適切でない個人情報を数多く保有しております。
企業年金基金では、事業内容や保有・管理している個人情報データの性格から、従来その取り扱いには十分慎重を期してまいりましたが、これを機会に皆様の個人情報の管理、保管には一層万全を尽くし、事業に関わる役職員や関係部門に徹底してまいります。
このお知らせは法に基づき通知・公表するものでありますので、ご理解をいただくようお願いいたします。

個人情報取扱事業者として、OKI企業年金基金における「個人情報の取り扱い方法」は次のとおりです。

実施日:2005年4月1日

個人情報取扱事業者の名称 OKI企業年金基金
個人情報保護管理責任者 OKI企業年金基金 常務理事
個人情報データの利用目的
  • 年金および一時金の給付管理
  • 仮想個人勘定残高の残高管理
  • 掛金管理および適用管理
  • 年金相談管理(含む、一時金相談)
  • 代行返上に伴う記録照合管理
  • 連合会への中途脱退者年金原資移換管理
  • 年金裁定請求書および年金裁定通知書の送付
  • 一時金裁定請求書および一時金裁定通知書の送付
  • 源泉徴収票および支払予定通知書の送付
  • 生命保険金・共済金受取人別支払調書の送付
  • 現況届および基金通知文書の送付
  • 会報誌(OKI基金ニュース)の送付
  • セミナー参加者名簿作成
  • 実施事業所人事総務部門への提供(※1)
  • 基金受給者の会(沖友会)への提供(※2)

(※1)実施事業所人事総務部門への提供について

利用目的 個人別移行通知書作成、退職金支給管理、退職者説明
掛金計算および適用管理、仮想個人勘定残高管理
退職給付債務等計算、セミナー参加者名簿管理
提供する個人データの項目 氏名、年金ポイント、年金試算額、脱退一時金額
加入者番号、生年月日、基金加入履歴、性別
仮想個人勘定残高、基礎年金番号
提供方法 実施事業所人事総務部門担当者に電子データ送信または帳票手渡し・郵送・FAX・社内メール

(※2)基金受給者の会(沖友会)への提供について

利用目的 基金受給者の会での名簿作成
会報誌(沖友会だより)の送付
会報誌への新入会員名・訃報者名の掲載
提供する個人データの項目 住所、氏名(基金受給者の会員のみ)、加入者番号
会員No、生年月日、性別、入会者名、訃報者名
提供方法 基金受給者の会担当者に電子データ送信または帳票手渡し・郵送・FAX・社内メール
提供の停止 基金受給者の会への提供を希望されない場合は、基金までご連絡ください。

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個人データの開示等の請求手続

申し出先 〒108-8551
東京都港区芝浦4-11-15
OKI企業年金基金業務課 宛て
提出時の記載事項 開示内容、住所、氏名、電話番号 等
本人確認のための添付資料 受理済みの支給繰下げ申出書
年金裁定通知書、一時金裁定通知書
会社発行の企業年金制度個人別移行通知書、同社員証 等
(代理人による請求の場合) 本人の委任状(署名、捺印)および代理人の身分証明証(写し)
手数料 無料

個人情報に関する苦情・相談窓口

申し出先 OKI企業年金基金業務課
面談 当基金事務所
手紙 〒108-8551
東京都港区芝浦4-11-15
OKI企業年金基金業務課 宛て
電話 03-3456-6774
FAX 03-3456-6785
電子メール お問い合わせフォーム
受付時間 月曜日~金曜日 9時~17時(祝日を除く)
その他 日本国外の場合は、個人情報の取り扱いに対して不服がある場合には所管のデータ保護監督当局に不服を申し立てることができます。

個人情報のご提供について

個人情報のご提供は基本的に任意ですが、サービスによっては、個人情報のご提供が必須の場合があります。その際は必須の旨お知らせするものとします。個人情報を当基金にご提供いただけない場合にはご提供できないサービスもありますので、ご了承ください。

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